Przygotuj roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach

sprawozdanie

Dnia 1 marca upływa ustawowy termin na złożenie sprawozdania o udzielonych w 2018 roku zamówieniach. Obowiązek w powyższym zakresie wynika wprost z regulacji zawartej w art. 98 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa Pzp). Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Obowiązek w powyższym zakresie spoczywa również na dyrektorach placówek oświatowych, którzy w 2018 roku zawierali odpłatne umowy, których przedmiotem były dostawy, usługi lub roboty budowlane.

 

Dla istnienia obowiązku bez znaczenia pozostaje to czy placówka oświatowa samodzielnie realizowała procedurę, której celem było udzielenie zamówienia, czy w jej imieniu działał pełnomocnik. Jeżeli zatem, placówka oświatowa była stroną umowy, której przedmiotem było zamówienie publiczne, to na niej będzie spoczywał obowiązek w zakresie sprawozdawczości. W związku z powyższym, niezwykle istotne wydaje się być prawidłowe określenie zasad, które należy mieć na uwadze, sporządzając roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach.

Forma elektroniczna

Sprawozdanie przekazuje się jedynie drogą elektroniczną - inne formy przekazywania sprawozdań nie są akceptowane. W celu sporządzenia i przekazania sprawozdania, należy skorzystać z formularza na stronie https://sr.uzp.gov.pl/. Możliwość złożenia sprawozdania uwarunkowana jest koniecznością posiadania loginu i hasła niezbędnego do zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli zamawiający takiego dostępu nie posiada, np. w związku z tym, że udzielał wyłącznie zamówień nieprzekraczających równowartości 30.000 euro, zwolnionych z obowiązku zamieszczania o nich informacji w BZP, powinien wystąpić o jego przyznanie poprzez wypełnienie i przesłanie odpowiedniego wniosku (wzór wniosku jest do pobrania ze strony www.uzp.gov.pl).

 

Zapamiętaj!

Przedmiotowy wniosek kieruje się do Urzędu Zamówień Publicznych (dalej UZP) na adres: 02-676 Warszawa, ul. Postępu 17A, Fax: (22) 458 77 00 lub e-mail: [email protected].

 

Bez podpisu zamawiającego

Formularz nie zawiera podpisu zamawiającego.  Dowodem złożenia przez zamawiającego sprawozdania rocznego jest dokument sporządzony za pośrednictwem portalu UZP, wydrukowany przez zamawiającego i zawierający numer referencyjny nadany sprawozdaniu. Nie jest wymagane by treść całego sprawozdania została wprowadzona jednorazowo. Tym samym zamawiający może w każdej chwili przerwać wpisywanie danych do sprawozdania. Takie „niedokończone” sprawozdanie przechowywane jest przez 30 dni w Systemie w sekcji „Przerwane sesje”.

W celu zapewnienia wsparcia zamawiającym, którzy mają wątpliwości merytoryczne lub techniczne w zakresie sporządzania i przekazywania sprawozdania, UZP wskazuje dane do kontaktu.

 

Zapamiętaj!

UZP wskazuje, że wszystkie instytucje (m.in. szkoły oraz przedszkola), które zostały w ostatnim czasie przekształcone i otrzymały nowy NIP / REGON muszą wystąpić do UZP o nadanie nowego loginu i hasła do zamieszczania ogłoszeń w BZP.

 

Obowiązek sprawozdawczy

Obowiązkiem sprawozdawczym objęty jest każdy zamawiający, który udzielił w danym roku sprawozdawczym zamówienia publicznego, tj. zawarł z wykonawcą umowę odpłatną, której przedmiotem była dostawa, usługa lub robota budowlana, i nie ma przy tym znaczenia sposób dokonania wydatku, źródło jego finansowania i jego wartość.

Z powyższego wynika, że obowiązkiem sprawozdawczym nie będą obciążone podmioty, które:

  • nie są zamawiającymi w świetle definicji ustawowej lub
  • należą do jednej z kategorii zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, jednakże w roku objętym sprawozdaniem nie udzielili żadnego zamówienia publicznego.

 

Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. Przedszkola, szkoły i inne oświatowe placówki publiczne, należące do sektora finansów publicznych jako jednostki budżetowe (zobacz art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych w zw. z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 roku o finansowaniu zadań oświatowych), są zamawiającymi w świetle art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Statusu szkoły nie zmienia okoliczność, że upoważnienie do zaciągania zobowiązań na gruncie stosunków cywilnoprawnych pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego osobowości prawnej ta jednostka organizacyjna działa. Jeżeli zatem postępowanie było przeprowadzone siłami Urzędu Gminy natomiast umowę zawarła szkoła – obowiązek sprawozdawczy spoczywa na szkole jako zamawiającym, nie zaś na Urzędzie Gminy, który w tym przypadku działał jako pełnomocnik szkoły.

Obowiązek sprawozdawczy a wygaszane gimnazja

W związku z wejście w życie „reformy edukacji” i zjawiskiem likwidacji gimnazjów, pojawia się wątpliwość co do tego kto powinien złożyć roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w imieniu podmiotu likwidowanego, który w roku sprawozdawczym, udzielił zamówienia publicznego.

 

Jak wyjaśnia UZP „obowiązek sprawozdawczy dotyczy zamawiających. Z powyższego wynika, że sprawozdania nie może złożyć samodzielnie gimnazjum, gdyż uległo likwidacji (przekształceniu) i tym samym przestało być zamawiającym. Obowiązek ten spoczywa zatem na podmiocie, który stał się następcą prawnym zlikwidowanego gimnazjum. W przypadku przejęcia praw i obowiązków likwidowanego gimnazjum przez szkołę podstawową obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez gimnazjum spoczywa na szkole podstawowej, do której to gimnazjum zostało włączone. Informacje dotyczące tych zamówień szkoła podstawowa powinna przekazać łącznie z informacjami w zakresie zamówień udzielonych przez nią samą tj. zbiorczo w jednym rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach”.

Zakres obowiązku sprawozdawczego

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Pod pojęciem zamówienia publicznego należy zatem rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

 

Zapamiętaj!

Umowy zlecenia to typowe usługi, stanowiące zamówienie publiczne  świetle art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Tym samym, nie ma wątpliwości co do tego, że umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę lub inną placówkę oświatową podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

 

Do wydatków, które nie odpowiadają definicji zamówienia publicznego z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, tym samym nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, należy zaliczyć natomiast:

  • opłaty i wpisy sądowe,
  • opłaty administracyjne,  
  • mandaty,  
  • opłaty abonamentowe RTV,
  • wydatkowanie środków funduszu socjalnego np. w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, etc.,
  • opłaty parkingowe, w przypadku uiszczenia przez zamawiającego opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania,
  • opłaty za przejazd autostradą, w przypadku gdy podmiotem uprawnionym do pobierania opłat za przejazd jest Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad.

Zakres informacji w sprawozdaniu

Zakres informacji, które zamawiający jest zobowiązany ująć w sprawozdaniu określony został w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania, zwanym dalej „rozporządzeniem”.

Załącznik do rozporządzenia, ustalający wzór rocznego sprawozdania, obejmuje dziesięć tabel.

W sprawozdaniu zamawiający zamieszcza informacje wyłącznie o „zamówieniach obowiązkowych”, i nie uwzględnia tym samym rygorów/procedur, które zastosował choć nie był do tego zobowiązany. Jeżeli zatem, zamówienie o wartości poniżej 30.000 euro zostało udzielne z zastosowaniem procedur z Pzp, to zamawiający zamieszcza o nim informację w rubryce dotyczącej zwolnień ze stosowania ustawy na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.

W sprawozdaniu zamieszcza się informacje o zamówieniach udzielonych w roku poprzedzającym złożenie sprawozdania, a zatem takich, które w roku objętym sprawozdaniem zakończyły się podpisaniem umowy. Liczy się tutaj data podpisania umowy, a nieistotne pozostaje to czy umowa została sfinalizowana w 2018 roku jak i  to, czy postępowanie było w tym roku przeprowadzone.

W przypadku zamówień do równowartości 30.000 euro, za datę zawarcia umowy ustnej przyjmuje się chwilę otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilę przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy.

Kwoty wartości umów jakie zamawiający przyjmuje celem wypełnienia sprawozdania nie zawierają podatku od towarów i usług (wartości netto) i odnoszą się do wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w umowie. Warto w tym miejscu wskazać, że:

  1. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia nie ma wpływu na przyjmowaną wartość.
  2. W przypadku, gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia.
  3. Jeżeli wynagrodzenie wykonawcy zostało określone w walucie obcej, wartość zamówienia określa się według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
  4. W przypadku umów ramowych należy podać wartość umowy ramowej bez uwzględniania wartości zamówień udzielonych na jej podstawie - szacunkowa wartość umowy ramowej. Zamawiający nie uwzględnia w sprawozdaniu wartości umów realizacyjnych.
  5. Jeżeli w umowie zostały określone jedynie ceny jednostkowe, wówczas za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług oraz cen jednostkowych określonych w umowie.
  6. Jeżeli zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, to na potrzeby sporządzenia sprawozdania, wszystkie umowy zawarte w ramach jednego postępowania należy traktować jako jedno zamówienie, którego wartość stanowią zsumowane ceny netto określone w zawartych umowach częściowych. Zasada ta będzie dotyczyła również przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach w wyniku przeprowadzenia kilku odrębnych postępowań przez jednego zamawiającego.

Tabele do wypełnienia

Szkoła, jako zamawiający tzw. klasyczny, może być zobowiązana do wypełnienia następujących tabel:

 

TABELA:

 

Zakres informacji

Tabela 1

Identyfikacja zamawiającego

  • nazwa zamawiającego,
  • adres,
  • REGON,
  • NIP,
  • imię i nazwisko, numer telefonu i adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej do kontaktów,
  • właściwe oznaczenie przez zamawiającego swojego rodzaju/rodzajów tj. stosownej kategorii zamawiających w świetle treści art. 3 ust. 1 ustawy Pzp.

Tabela 2

Zamówienia publiczne tzw. klasyczne (wszystkie zamówienia publiczne z wyłączeniem zamówień sektorowych i zamówień w dziedzinie bezpieczeństwa i obronności), o wartości powyżej wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

- liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej, z podziałem na zastosowane tryby (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, dialog konkurencyjny, zamówienie z wolnej ręki, zapytanie o cenę, licytacja elektroniczna, partnerstwo innowacyjne) i rodzaj zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane);

- wartość zawartych umów/ umów ramowych, bez podatku od towarów i usług, z podziałem na zastosowane tryby i rodzaj zamówienia

Tabela 5

Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp

Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:

  • numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
  • rodzaju zamówienia,
  • przedmiotu zamówienia ze wskazaniem kodów CPV
  • trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej
  • uzasadnienia zastosowania trybu:

–  negocjacji z ogłoszeniem - z wyłączeniem zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa,

–  negocjacji bez ogłoszenia,

–  dialogu konkurencyjnego - z wyłączeniem zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa,

–  zamówienia z wolnej ręki

  • kraju pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców (ze wskazaniem dwuliterowego kodu państwa, zgodnie z normą PN-EN ISO 3166-1:2008P),
  • wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług,
  • liczby złożonych ofert,
  • liczby odrzuconych ofert,
  • liczby ofert złożonych przez wykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw,
  • zamówień udzielonych wykonawcy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw,
  • zamówień udzielonych wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia,
  • liczby podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia

Tabela 10

Zamówienia udzielane z wyłączeniem procedur określonych w ustawie

Zamawiający wskazuje liczbę i łączną wartość udzielonych zamówień, bez podatku od towarów i usług, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie, o ile ich wartość jest co najmniej równa 30 000 Euro;

Zamawiający wskazuje łączną wartość udzielonych zamówień, bez podatku od towarów i usług, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie

Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp

Uwaga!

1.Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż 30 000 Euro, a zamawiający udzielił zamówienia bez zastosowania przepisów ustawy Pzp powołując się przy tym na inną przesłankę wyłączającą obowiązek stosowania ustawy Pzp, zamówienie to powinno zostać uwzględnione w części sprawozdania dotyczącej zamówień udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.

2.Zamawiający nie uwzględnia zamówień zwolnionych ze stosowania przepisów ustawy Pzp na innych podstawach niżeli te, które zostały enumeratywnie wymienione w treści rozporządzenia.

Tabela 7

Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi niezależnie od ich wartości, ale których wartość przekracza równowartość kwoty 30 000 Euro. Pozostałe zamówienia, których przedmiotem są usługi społeczne należy ująć w tabeli 10.

Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:

  • numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej albo adresu strony internetowej, na której zamieszczono ogłoszenie o udzieleniu zamówienia,
  • opisu usługi,
  • przedmiotu zamówienia ze wskazaniem kodów CPV
  • zastosowanej procedury udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej,
  • zamówienia udzielonego jako zamówienie zastrzeżone na usługi zdrowotne, społeczne oraz kulturalne, o którym mowa w art. 138p ust. 1 ustawy,
  • wartości zawartej umowy bez podatku od towarów i usług,
  • liczby złożonych ofert,
  • liczby ofert złożonych przez wykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,
  • liczby ofert złożonych przez wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej,
  • liczby ofert złożonych przez wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej,
  • zamówień udzielonych wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia,
  • liczby podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia

Dodatkowo, zamawiający wypełnia:

  • Tabelę 6, w przypadku gdy w okresie sprawozdawczym prowadzone były postępowania  o udzielenie zamówienia - niezależnie od tego czy ich efektem było udzielenie zamówienia publicznego, do których stosuje się przepisy ustawy, w których faktycznie wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 ustawy (wyłączenie udziału osób wykonujących czynności w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego) albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy (faktyczne zaistnienie przesłanki fakultatywnego wykluczenia wykonawcy, z uwagi na okoliczności wskazane w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy Pzp, którym zamawiający nie zapobiegł i nie wyeliminował poprzez wyłączenie osób wykonujących czynności w postępowaniu, lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy (obligatoryjne wykluczenie wykonawcy, który z innymi wykonawcami zawarł porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji pomiędzy wykonawcami w postępowaniu o udzielnie zamówienia publicznego);
  • Tabelę 8, w przypadku gdy w okresie sprawozdawczym prowadzone były postępowania  o udzielenie zamówienia zakończone udzieleniem zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp uwzględniających aspekty społeczne tj: art. 22 ust. 2, art. 29 ust. 3a, art. 29 ust. 4, art. 29 ust. 5, art. 30a ustawy Pzp;
  • Tabelę 9, w przypadku gdy w okresie sprawozdawczym prowadzone były postępowania  o udzielenie zamówienia zakończone udzieleniem zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp uwzględniających aspekty środowiskowe lub innowacyjne.

Prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych, autor bloga www.pzpzamowieniapubliczne.blogspot.pl, współpracownik kancelarii prawnej, obecnie pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej.

Autor:  Katarzyna Bełdowska